Dokumentenmanagement

Digitales Archiv für Ihre Dokumente

Rechnungen, Lieferscheine, E-Mails, Verträge und vieles mehr – tradeware® DMS eignet sich perfekt für das Management verschiedenster Arten von Dokumenten und Dateien.

Das DMS kann integrativ in einer bestehenden tradeware® genutzt werden oder als separate Anwendung als tradeware® DMS dienen; Lokal, Serverbasiert oder in der Cloud.

Das Archiv kann auf Wunsch revisionssicher eingerichtet werden.

Symbolische Darstellung wie eine Person einen Ordner mit Daten öffnet.

Einfaches und sicheres Dokumentenmanagement in der Cloud

Unsere Highlights:

  • Express-Bereitstellung über Cloud-Lösung
  • Anbindung an Abrechnungssysteme
  • Dokumenten- und Datenkonvertierung (EDI/ Edifact/ ZUGFeRD, XRechnung & CO.)
  • Rechtelösung von einfach bis komplex
  • Dokumentenverwaltung für Managementebene
  • Zugriffssteuerung je Archiv, Gruppen oder Benutzer
  • Lieferant des öffentlichen Beschaffungswesens
  • Versionsverwaltung, Freigabe- und Genehmigungsprozesse, Dokumentengültigkeit

Das heißt für Sie:

  • Weniger Papierkram
  • Bessere Dokumentensicherheit
  • Jederzeit abrufbare Daten
  • auf Wunsch Revisionssicher
  • Kostenreduzierung
  • Einsparung von Archivräumen
  • Brand- und Wasserschutz
  • und vieles mehr

Was wir außerdem anbieten:

Scannen

  • Dokumentendigitalisierung in den gängisten Formaten (im Durchlaufverfahren mit Plausibilitätskontrollen oder bis hin zur hochpräzisen Einzelerfassung nebst Verschlagwortung für behördenspezifischen Schutzbedarf)
  • Auf Wunsch:
    • revisionssicher
    • nach TR RESISCAN im Rahmen einer Eigenerklärung auf Basis einer vollständig ausgefüllten Prüfspezifikation gemäß BSI-TR03138-P
    • Misch-Verfahrenstechnik: RESISCAN in Verbindung mit Erhalt des Originaldokuments (zur Verminderung von juristischen Verfahrensrisiken/ Erhalt der richterlichen Beweiswürdigung durch Vorlagefähigkeit der Originaldokuments)
    • Express-Bereitstellung über gesicherte Cloud-Lösung oder sonstige Dienste

Einlagern

  • gesetzeskonforme langfristige Einlagerung von Dokumenten
  • Zugangskontrollgeschützte Umgebung mit Brandmeldeanlagensystem
  • Auf Wunsch holen wir Ihre Dokumente in verplombten Containern ab

Vernichten

  • Revisionssichere Aktenvernichtung nach §5 BDSG, der DS-GVO sowie nach DIN 66399
  • Stationäre Aktenvernichtung: Aufstellen und Abholen verschlossener Müllbehälter (verplombter Container) nach DS-GVO
  • Alle Schutzklassen (1-3) und Sicherheitsstufen (1-7) inkl. Vernichtungsprotokoll

Digitales Dokumentenmanagement ist in kurzer Zeit auch in Ihrem Unternehmen eingerichtet.
Wir prüfen Ihre Anforderungen und erstellen ein individuelles Angebot.
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